El Gobierno de Castilla-La Mancha sigue avanzando en la administración electrónica garantizando la validez, eficacia y autenticidad de los documentos digitales. El Diario Oficial de Castilla-La Mancha (DOCM) ha publicado hoy la orden de la Consejería de Hacienda, Administraciones Públicas y Transformación Digital por la que se recogen los requisitos para la elaboración de copias electrónicas auténticas en sustitución de la documentación original, en soporte físico o digital, generada y reunida por las entidades que integran el subsistema de archivos de los órganos de Gobierno y Administración de la Junta de Comunidades en el ejercicio de sus competencias.
El objeto que tiene la presente orden es establecer el procedimiento y los requisitos básicos para la eliminación de documento en soporte papel, en otros soportes no electrónicos o en formatos electrónicos no interoperables, integrantes del patrimonio documental titularidad de la Junta de Comunidades, y su sustitución por copias electrónicas auténticas.
Preservar su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad
La presente Orden viene a dar solución, de forma progresiva, a esta situación mediante la regulación de los requisitos que garanticen la conservación de la información contenida en los documentos de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, aunque no se mantenga el soporte físico original, así como de las condiciones necesarias para preservar su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad integrando las citadas copias auténticas electrónicas en el sistema corporativo de información de la Junta.
Las disposiciones se aplicarán a los documentos y a los expedientes en cualquier soporte, físico o digital, resultantes de procedimientos regulados por una norma jurídica o que sirven a las personas e instituciones como elementos de información y conocimiento, generados por las entidades que recoge la ley de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha. Se encuentran excluidos los documentos que formen parte de un procedimiento administrativo no finalizado o los que carezcan de valor administrativo, jurídico, histórico, científico o cultural; o las copias electrónicas parciales auténticas.
En cuanto a los requisitos de validez y eficacia de las copias electrónicas auténticas de documentos, el DOCM recoge que se realizarán siempre a partir de un original o de otra copia auténtica. Serán competentes para la expedición de copias los órganos a los que corresponda la emisión de los documentos originales y el personal funcionario habilitado de la Consejería de Hacienda, Administraciones Públicas y Transformación Digital, por la que se crea el Registro de Personal Funcionario Habilitado de la Administración de la Junta.
La elaboración de copias deberá ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y las condiciones específicas dispuestas en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copia auténtico y conversión entre documentos electrónicos. Las copias electrónicas deberán garantizar su autenticidad, integridad, seguridad, confidencialidad, calidad, protección a largo plazo, recuperación, accesibilidad, consulta y trazabilidad. Las copias serán transferidas al Archivo Electrónico Único de la Junta de Comunidades.
En relación al procedimiento de digitalización para la elaboración de copias electrónicas auténticas se realizará de acuerdo con la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos y la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico. Sobre el procedimiento de eliminación de los documentos originales a efectos de su sustitución por copias electrónicas auténticas se realizará conforme al dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha y el procedimiento y el Subsistema de Archivos de los Órganos de Gobierno y de Administración de la Junta de Comunidades.
La orden ha sido diseñada a través de la Viceconsejería de Administración Local y Coordinación Administrativa, de la Consejería de Hacienda, Administraciones Públicas y Transformación Digital, y entra en vigor al día siguiente de su publicación; el 15 de junio.
